Secretariado
Ejecutivo Computarizado
Dentro del
departamento de Recursos Humanos, la gerencia debe contar con
una secretaria ejecutiva, que reúna las características que estas hoy deben
tener para colaborar eficientemente con la gestión de la gerencia; una
secretaria, que además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato
con el personal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda
diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios
de acuerdo a las exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe
saber jerarquizar las necesidades, darles preferencias a las más prioritarias,
ser objetiva en su planificación.
Manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en tareas
administrativas. Organización de
reuniones, viajes, archivos.
Debe la secretaria
ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia,
compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeño
exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y
establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que
favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa.
La empresa moderna
a través de su departamento de Relaciones Humanas debe reestructurar las
características que el presente demanda con
respecto a quién debe ser la secretaria que deben acompañar al gerente en la
gestión exitosa de la empresa, definir las nuevas funciones que el presente
requiere, hacer énfasis en lo que debe abarcar lo concerniente a los
conocimientos, competencias que deben cubrirse, tanto académicas, técnicas,
personales , edad, además de la descripción del cargo, por ejemplo sobre este
último, , que su responsabilidad, trabajo consiste en prestar apoyo a la
gerencia en todas las áreas funcionales involucradas, procesar y archivar
correspondencia, procesar informes y reportes estadísticos, coordinar
actividades relacionadas con la promoción institucional, entre otras.
Debe la gerencia
por su parte esta siempre atenta con respecto al desempeño, rendimiento,
productividad, logros que realiza la secretaria, apoyándola en aquellas
debilidades que pueden ser transformadas en fortalezas, con acciones,
estrategias que generen el cambio requerido, aportarles capacitación,
desarrollo, tolerancia, atención, que fortalezcan sus competencias.
Misión de la secretaria
Brindar a su jefe un apoyo incondicional
con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los
procesos a seguir dentro de la empresa.Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Funciones de una secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.
Imagen de éxito
La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..
Vestimenta profesional
Todo profesional de
oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde
trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte
profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de
vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
- Ropas de brillo.- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
El éxito del buen vestir
- Código de vestimenta corporativa.
- Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinación de zapatos y carteras.
- Colores básicos.
- Coordinación de accesorios.
La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.
SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un
elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor responsabilidad, injerencia
y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades
propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura
en las diversas acciones dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc.
Posee una formación idónea, conociendo de la redacción,
administración de personal y empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho
comercial y derecho administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y
un elevado grado cultural.
Por su formación y calidad laboral resulta un elemento
importante en la forma y toma de decisiones, organización y planificación de la
empresa. En suma es un ejecutivo más.
SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario
que asesora al jefe el las decisiones laborales y actividades administrativas
de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal.
Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el
público, conecta al jefe con otros funcionarios, etc.
SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que
colabora y asesora en las actividades mercantiles, comerciales o profesionales
a su jefe inmediato. Completamente las labores, sugiere y actúa en nombre de su
jefe o superior. Debe poseer una preparación técnica y profesional
adecuada a sus funciones, redactar eficientemente la correspondencia
comercial y de otra índole; manejar las comunicaciones en forma expedita; tener
habilidad y destreza dactilografía y taquigráfica.
SECRETARIADO BILINGÜE: Es el secretario
poseedor de una adecuada preparación técnica, domina los idiomas, que emplea
que cada una de sus labores peculiares: Castellano-ingles, castellano-francés,
castellano-alemán, etc.
SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades
más sobresalientes que posee el secretario recepcionista es la cortesía, la
amabilidad; además de un amplio conocimiento de las relaciones públicas, pues
mantiene un contacto directo con el público.
SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un
experto mecanografiar todo tipo de documento que circula dentro de la empresa,
al igual que la que envía al exterior.
SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona
diestra en el manejo de tomar notas al momento en que la persona las dicta. Las
notas son tomadas en algunos de los sistemas taquigráficos conocidos.
SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto
en esta área, porque además de manejar la correspondencia interior como al
exterior, debe conocer y trabajar archivos y sistemas computacionales que posea
la empresa.
Existen dos historias sobre el origen del Día de la
Secretaria. Una de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de
la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la
máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en
comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera
mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año el 30 de septiembre con la participación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese país fijara un "Día de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones que reúnen a las secretarias en cada país fijaron una fecha diferente para cada festejo.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año el 30 de septiembre con la participación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese país fijara un "Día de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones que reúnen a las secretarias en cada país fijaron una fecha diferente para cada festejo.
En
todas las Instituciones sean estas públicas o privadas las Relaciones Humanas
en la oficina es muy importante, él conocernos a nosotros mismos, la forma de
relacionarnos con los demás, todo esto con miras a la superación por lo
expuesto he considerado investigar sobre la atención personal, la recepción de
visitas, la comunicación interpersonal con jefes departamentales y compañeros
como una parte de integración en el desempeño de las actividades de trabajo de
igual forma todos estos temas tienen su representación gráfica.
La
auto formación es algo necesario así lo afirman las secretarias ejecutivas. La
clave del éxito está en el interés de buscar la manera de cómo superarse, con
el fin de adquirir un nivel de conocimientos más alto.
En
el ámbito laboral es conveniente adquirir nuevos retos en el proceso de su
propio proyecto de vida y de la sociedad misma.
La sociedad exige que aparte de los estudios que haya
cursado, una secretaria y todo ser humano debe tener una sólida preparación y
extensa cultura general, que le Facilitará el buen hacer en las relaciones
sociales que deberá mantener de acuerdo con sus labores ética y su respectivo
análisis.
Secretario (administración)
La profesión
de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades
elementales en centros privados o públicos.
- Recepción de documentos.
- Atender llamadas telefónicas.
- Atender visitas.
- Archivo de documentos.
- Cálculos elementales.
- Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
- Estar al día de la tramitación de expedientes.
- Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
- Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
- Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.
- Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del
secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para
que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el
progreso de la compañía.
Una secretaria, que tenga la capacidad suficiente,
pudiendo ser una empresa privada, una Administración
Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones
descritas.
En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras
características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas
leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo,
asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie
de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología
que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene
la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar
en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la
vida (funcionario
público) mientras las leyes no digan lo contrario.
En algunas empresas privadas también se da algún caso
puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa corporal de
capacitación, pero muchas de éstas pueden ser “empresas familiares” donde todo
quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y
trabajadores, por lo que el acceso es más limitado. Pero que es secretaria en
si es una persona que ejerce un trabajo en oficina y que es muy indispensable
su labor.
El “Día Nacional de la Secretaria” en República
Dominicana se celebra todos los años el 26 de Abril. Es un día conmemorativo
dedicado a reconocer el trabajo y la dedicación mostrada diariamente por estos
profesionales.
Hoy día la mayoría de ellas trabajan en sofisticadas
computadoras, pero si nos remontamos a la historia nos damos cuenta de que la
máquina de escribir fue un elemento clave en la historia de estas trabajadoras.
El origen del ingenioso invento se lo debemos a un inglés
de nombre Henry Mill, quien en el año 1714 patentó una rudimentaria
“máquina artificial, capaz de volcar cualquier escrito en papel”. Pero, la
historia indica que fue Christopher Latham Sholes el inventor de la máquina de
escribir, puesto que la patentó en Estados Unidos en 1868.
Después de muchos modelos y mejoras en su invento, el 1
de marzo de 1873 Sholes decide firmar un contrato con un armero al borde de la
bancarrota para que reprodujera el modelo. El visionario, que se llamaba
Remington, fue el primero en intentar la utilidad comercial de la
máquina creada por Sholes, a la que rebautizó como “Remington”. Fue por ese
tiempo cuando Liliam Sholes y una de las hijas de Remington se dedicaron a
promocionar el nuevo invento, convirtiéndose en pioneras de las secretarias
actuales.
Luego de dar al fin uso comercial a la máquina
inventada pocos años antes, el 23 de junio de 1873 Liliam Sholes se convirtió
en la primera secretaria que registra la historia.
Origen del Día de la Secretaria
Otra historia afirma que la celebración anual fue
organizada por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la
Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados
Unidos. El festejo se llamó la “Semana Nacional de las Secretarias”, y fue
creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un
consorcio de fabricantes de productos de oficina. El objetivo era
reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar de trabajo, y
atraer más gente hacia los puestos administrativos.
Hoy día la mayoría de ellas trabajan en sofisticadas
computadoras, pero si nos remontamos a la historia nos damos cuenta de que la
máquina de escribir fue un elemento clave en la historia de estas trabajadoras.
El origen del ingenioso invento se lo debemos a un inglés
de nombre Henry Mill, quien en el año 1714 patentó una rudimentaria
“máquina artificial, capaz de volcar cualquier escrito en papel”. Pero, la
historia indica que fue Cristopher Latham Sholes el inventor de la máquina de
escribir, puesto que la patentó en Estados Unidos en 1868.
Después de muchos modelos y mejoras en su invento, el 1
de marzo de 1873 Sholes decide firmar un contrato con un armero al borde de la
bancarrota para que reprodujera el modelo. El visionario, que se llamaba
Remington, fue el primero en intentar la utilidad comercial de la
máquina creada por Sholes, a la que rebautizó como “Remington”. Fue por ese
tiempo cuando Liliam Sholes y una de las hijas de Remington se dedicaron a
promocionar el nuevo invento, convirtiéndose en pioneras de las secretarias
actuales.
Luego de dar al fin uso comercial a la máquina
inventada pocos años antes, el 23 de junio de 1873 Liliam Sholes se convirtió
en la primera secretaria que registra la historia.
